Assistant chargé des Services Généraux

Information générale sur le rôle
Position Assistant chargé des Services Généraux
Supérieur hiérarchique : Responsable Administratif et Ressources Humaines
Période de préavis 1 mois
Responsable budgétaire Non
Supervisés directs : Techniciens de surface, Gardiens, Coursier
Position en contact direct avec les clients Non
Introduction
MSI Reproductive Choices est l’un des principaux fournisseurs mondiaux de soins de santé sexuelle et reproductive. Nous pensons que chacun a le droit de choisir d’avoir des enfants par choix et non par hasard. Avec une large gamme de services de santé de la reproduction, nous nous engageons à fournir des services de qualité, abordables et empreints de compassion pour tous.

Aujourd’hui, notre organisation compte plus de 9 000 membres d’équipe travaillant dans 36 pays à travers le monde. En 2024 plus de 23,8 millions de personnes à travers le monde ont eu accès aux soins de santé sexuelle et reproductive grâce à MSI Reproductive Choices. Notre succès repose sur le fait que les équipes de MSI sont dirigées localement, qu’elles ont l’esprit d’entreprise, qu’elles sont axées sur les résultats et qu’elles sont passionnées par la prestation de soins de haute qualité, centrés sur le client, dans leurs propres communautés. En tant qu’entreprise sociale, nous nous concentrons sur des modèles de prestation, d’efficacité et de financement durables, conçus pour durer, afin que les femmes et les jeunes filles que nous servons aujourd’hui aient également le choix à l’avenir. Tous membres d’équipe de MSI adhèrent à nos valeurs fondamentales :
• Motivés par la mission
• Axés sur le client
• Redevables
• Courageux
• Résilient
• Inclusif

Nous savons que l’accès au choix reproductif change la vie. Pour certains, cela peut signifier la possibilité de terminer des études ou de commencer une carrière. Pour d’autres, cela signifie être capable de s’occuper de la famille qu’ils ont déjà. Pour tous, cela signifie la liberté de décider de leur propre avenir, créant ainsi un monde plus juste et plus équitable.

Depuis 2008, MSI Mali est devenu l’un des principaux fournisseurs de services de planification familiale et de santé reproductive au Mali.MSI Mali travaille désormais dans 12 régions du Mali :,Kayes, Koulikoro, Sikasso, Ségou, Mopti, Tombouctou, Bougouni, Dioila, Koutiala, Kita et San ainsi que dans le grand district de Bamako, offrant un accès à des services de contraception centrés sur le client.

Les programmes de MSI Mali sont conçus pour répondre aux besoins des clients financièrement et géographiquement défavorisés, y compris les adolescents, afin que personne ne soit laissé pour compte et que chacun puisse accéder aux soins de santé qu’il recherche pour déterminer son avenir.
Le rôle

L’assistant chargé des services généraux est responsable du bon fonctionnement des services de soutien logistique et infrastructurels de l’organisation. Il/Elle assure la coordination des équipes de ménage, de sécurité et de courrier, veille à la disponibilité des fournitures et équipements, et garantit le respect des normes d’hygiène, de sécurité et de maintenance. Il/Elle devra contribuer à assurer le bon fonctionnement du bureau de support avec la mise en place d’un plan d’entretien des climatiseurs et des équipements, de la propreté des locaux, de la sécurité, le maintien en fonctionnement des équipements, du matériel, des infrastructures et des bâtiments de la structure. Pour ce faire, Il/Elle encadre les équipes intervenantes et gère les services généraux (entretien des bâtiments et espaces verts, gestion des systèmes d’incendie, des droits d’accès…).
Il/Elle fournit des services administratifs et logistiques au service du personnel de MSI et de l’équipe GSO. Il/Elle organise la logistique des séminaires et formations, organise les déplacements et voyages (interne / externe).
Il/Elle joue un rôle essentiel dans la qualité de vie au travail et le bon déroulement des opérations quotidiennes

Responsabilités Clès
 Superviser les services de sécurité et de gardiennage, en coordination avec le Point Focal Sécurité, pour garantir la sûreté des locaux et du personnel.
 Organiser les événements hors site (ateliers, formations, réunions) en anticipant les besoins logistiques et la disponibilité des prestataires.
 Planifier et coordonner les déménagements du siège et des bases terrain, en assurant une transition fluide et sécurisée.
 Gérer l’approvisionnement et la distribution des fournitures de bureau, en veillant à leur disponibilité et à leur usage rationnel.
 Élaborer et suivre le plan de maintenance préventive et corrective des installations, en définissant les priorités techniques et budgétaires.
 Superviser les interventions de maintenance et les contrôles réglementaires liés à l’hygiène, la sécurité et les infrastructures.
 Encadrer les équipes de nettoyage et assurer leur développement professionnel par un suivi régulier et des formations adaptées.
 S’assurer de la disponibilité, du bon état des tenues de travail, du matériel de nettoyage
 Assurer la gestion administrative des bâtiments, incluant les formalités de location, les états des lieux et les travaux d’aménagement.
 Veiller à l’aménagement efficient des locaux afin d’optimiser l’espace, le confort et la fonctionnalité des environnements de travail, en conformité avec les normes de sécurité et d’accessibilité
 Gérer les arrivées et départs des visiteurs (demande de visa, réservation de billets et hôtels, organisation des transferts).
 Traiter les factures et correspondances liées aux services généraux (eau, électricité, internet, etc.) et assurer leur dispatching aux départements concernés.
 Mettre en place des outils de suivi et d’analyse (tableaux de bord, indicateurs de performance) pour optimiser les activités du service.
 Assurer une veille réglementaire et technique sur les infrastructures et proposer des améliorations continues.
 Conseiller les utilisateurs et les services internes sur les aspects techniques liés aux installations et équipements.
Expériences clés
Pour remplir ce rôle, il est essentiel que vous ayez l’expérience suivante :
 Expérience académique ou pratique en logistique, gestion administrative, services généraux ou gestion des installations.
 Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des systèmes de suivi logistique ou de maintenance.
 Expérience dans la gestion des équipes de soutien (ménage, sécurité, courrier) et dans la coordination des prestataires.
 Connaissance des normes d’hygiène, de sécurité et d’environnement applicables aux infrastructures et aux espaces de travail.
 Expérience dans l’organisation d’événements, la gestion des fournitures, des tenues de travail et des déplacements professionnels.
 Capacité à travailler de manière autonome, à gérer les priorités et à résoudre les problèmes techniques ou organisationnels.
 Aptitude à collaborer efficacement avec des équipes pluridisciplinaires dans un environnement multiculturel.
Education formelle et Qualification
 Être titulaire d’un diplôme de niveau Licence ou équivalent en logistique, gestion administrative, gestion des infrastructures, ou tout autre domaine pertinent.
 Une formation complémentaire en hygiène, sécurité, environnement (HSE), maintenance des bâtiments, ou gestion des services généraux est un atout.
 Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de gestion logistique ou technique.
 Bonne maîtrise du français écrit et oral ; la connaissance de l’anglais est un plus.
 Fervent défenseur de la cause du planning familial
Attributs personnels
Nous recrutons des personnes talentueuses et dynamiques aux parcours et expériences variés, toutes unies par la conviction de notre mission et la volonté d’obtenir des résultats mesurables. Nous sommes fiers d’être un employeur qui respecte l’égalité des chances et nous nous engageons à créer un lieu de travail totalement inclusif, où chacun se sent capable de participer et de contribuer de manière significative. Vous devez être ouvert d’esprit, curieux, résilient et orienté vers les solutions, et vous engager à promouvoir l’égalité et à préserver le bien-être des membres de l’équipe et des clients.

Pour ce poste, nous recherchons une personne rassemblant les atouts suivants :

 Énergie, rigueur et engagement envers les valeurs de l’organisation, avec une volonté de contribuer activement à la qualité et à la fiabilité des services généraux.
 Sens de l’organisation et souci du détail, capable de gérer efficacement les ressources matérielles, les équipes de soutien et les infrastructures.
 Orientation service, avec une capacité à anticiper les besoins des équipes et à y répondre avec professionnalisme et réactivité.
 À l’aise dans un environnement en évolution, capable de s’adapter aux changements et de travailler dans un contexte de gestion multisites.
 Esprit d’initiative et autonomie, capable de proposer des améliorations, de résoudre les problèmes techniques et de prendre en charge les opérations avec peu de supervision.
 Capacité à encadrer et motiver des équipes opérationnelles, tout en assurant le respect des normes de sécurité, d’hygiène et de développement durable.
Nos valeurs
Guidé par la mission : Avec un engagement inébranlable, nous existons pour permettre aux femmes et aux hommes d’avoir des enfants par choix et non par hasard.

Centré sur le client : Nous sommes dévoués à nos clients et travaillons sans relâche pour fournir des services de haute qualité et à fort impact qui répondent à leurs besoins individuels.

Responsable : Nous sommes responsables de nos actions et nous nous concentrons sur les résultats, en assurant la durabilité à long terme et en augmentant l’impact du partenariat.

Courageux : Nous recrutons et formons des personnes talentueuses, passionnées et courageuses qui ont le courage de repousser les limites, de prendre des décisions difficiles et de défier les autres, conformément à notre mission.

Résilient : Dans les situations difficiles, nous travaillons ensemble et nous nous soutenons mutuellement, nous adaptant et apprenant à trouver des solutions, quelles que soient les difficultés rencontrées.

Inclusif : Nous pensons que la diversité est une force. Nous jouons tous notre rôle dans la création d’une culture où chaque membre de l’équipe peut s’épanouir, se sentir valorisé et contribuer de manière significative à notre mission, et où tous nos clients se sentent accueillis et soutenus.
Protection de l’Enfance
Le poste contribue à garantir l’application des normes de protection de l’enfance au sein de MSI. Il consiste à prévenir tout risque de préjudice ou d’exploitation envers les enfants dans les activités de l’organisation, à assurer une réponse appropriée en cas d’incident, et à promouvoir des pratiques professionnelles sûres pour l’ensemble du personnel. Le·la titulaire veille également à préserver l’intégrité, la réputation et la conformité de MSI en s’assurant que toutes les opérations respectent les exigences internes et les bonnes pratiques en matière de protection.
Procédures de dépôt de candidature
Envoyez par e-mail un CV détaillé et une lettre de motivation de max.2 pages contenant les références de 03 personnes.

A : Indiquer obligatoirement en objet la référence du poste.

Les dossiers de candidature doivent être reçus par email au plus tard le 22 mars 2026 à 17H30 à l’adresse suivante : recrutement@msimali.org

L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle le candidat(e) postule, soit Candidature au poste de « Assistant chargé des Services Généraux »

N.B. Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s pour un test seront contactés.