CONTRÔLEUR DOCUMENTAIRE (H/F)

FICHE DE POSTE

GRM Cabinet de Recrutement et de Conseil RH recrute pour son client évoluant dans le secteur de la sous traitance minière :

– CONTRÔLEUR DOCUMENTAIRE (H/F)

– Lieu : Bamako, Mali

OBJECTIF DU POSTE :

Le/la Contrôleur(se) Documentaire assure la réception, l’enregistrement, la classification, la distribution, le suivi et l’archivage de l’ensemble des documents techniques et administratifs du projet. Il/Elle garantit la traçabilité, la confidentialité, l’accessibilité et la mise à jour des documents, conformément aux procédures de gestion documentaire du projet et aux exigences du client.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Contrôle et enregistrement des documents

Réceptionner, enregistrer et classifier les documents techniques et administratifs du projet.
Assurer le contrôle des documents entrants et sortants (plans, spécifications techniques, procédures, rapports, correspondance officielle).
Attribuer et vérifier les références documentaires conformément aux procédures de codification du projet.
Maintenir à jour les registres de documents et les tableaux de suivi.
Vérifier que les documents transmis sont correctement identifiés, enregistrés et soumis aux circuits d’approbation requis.
Distribution et suivi des révisions

Distribuer les documents aux départements, équipes de chantier, sous-traitants et au client selon les listes de diffusion approuvées.
Assurer le suivi des révisions des plans et documents techniques afin d’éviter l’utilisation de versions obsolètes sur le chantier.
Suivre le statut des documents soumis pour examen, approbation ou commentaires et relancer les parties concernées lorsque nécessaire.
Gérer les transmittals, les bordereaux de transmission et les accusés de réception.
Archivage et confidentialité

· Organiser l’archivage physique et électronique des documents selon les règles de classement établies.

· Assurer la sauvegarde, la protection et la confidentialité des informations du projet.

· Contrôler l’accès aux documents et veiller à ce que les utilisateurs disposent des versions applicables.

Coordination et reporting

· Collaborer avec les équipes d’ingénierie, de construction, de QA/QC, de HSE, d’administration et de gestion de projet.

· Préparer les rapports périodiques sur le statut documentaire, les documents en attente d’approbation et les retards de transmission.

· Participer à la préparation des audits et à la clôture documentaire du projet.

· Contribuer à la compilation et à la remise des dossiers finaux du projet (plans As-Built, manuels, dossiers qualité).

EXIGENCES DU POSTE :

Formation et expérience

Diplôme ou formation professionnelle en gestion documentaire, administration, secrétariat technique, gestion de l’information ou domaine équivalent ; une formation en gestion documentaire appliquée aux projets industriels ou de construction constitue un avantage.
Expérience pratique en gestion documentaire sur un projet de construction, industriel, minier ou d’ingénierie.
Expérience dans le suivi des documents techniques, des plans et des circuits d’approbation.
Expérience dans la tenue de registres documentaires et l’archivage électronique.
Une expérience avec un client, un bureau d’ingénierie ou plusieurs sous-traitants constitue un atout.
Compétences techniques et personnelles

Bonne maîtrise des procédures de contrôle documentaire et de gestion des révisions.
Capacité à gérer les registres, bordereaux de transmission et listes de diffusion.
Bonne maîtrise de Microsoft Word, Excel, Outlook et des outils de gestion documentaire.
Connaissance des systèmes de gestion électronique des documents (GED) tels qu’Aconex, SharePoint ou équivalents souhaitable.
Rigueur dans la vérification des références, dates, révisions et statuts d’approbation.
Maîtrise obligatoire du français et de l’anglais (lu, écrit, parlé).
Grande rigueur, sens de l’organisation, attention aux détails, autonomie et esprit d’équipe.
PROFIL RECHERCHÉ :

La préférence sera accordée aux candidats de nationalité malienne disposant d’une formation appropriée et d’une expérience en gestion documentaire sur des projets industriels, miniers ou de construction.
Le/la candidat(e) devra être capable de garantir la traçabilité des documents, de gérer les révisions des plans, de suivre les circuits d’approbation et de maintenir un système documentaire fiable et accessible aux personnes autorisées.
Critère essentiel : une bonne maîtrise de la gestion documentaire, du suivi des révisions et de l’archivage, associée à une maîtrise obligatoire du français et de l’anglais.
Indicateurs de performance (KPI)

Taux d’enregistrement et de distribution des documents dans les délais.
Fiabilité et mise à jour des registres documentaires.
Respect des procédures de codification et de gestion des révisions.
Nombre de documents obsolètes identifiés ou utilisés sur le chantier.
Délai moyen de traitement des documents entrants et sortants.
Taux de suivi des documents en attente d’approbation.
Disponibilité et traçabilité des dossiers documentaires lors des audits et à la clôture du projet.
Pour postuler : Envoyez votre CV et une lettre de motivation à job@grmrh.com en précisant dans l’objet du mail : « COUNTRY SALES MANAGER ».

DATE LIMITE : 06 NOVEMBRE 2026