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AVIS DE RECRUTEMENT D’UN CABINET POUR AUDIT FINANCIER

 

DANS LE CADRE DE LA MISE EN œuvre DU PROGRAMME DEBBO ALAFIA 2 (DA2) Le consortium vous invite à soumissionner POUR le service

« AUDIT FINANCIER DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE, DE PASSATION DE MARCHES ET DES ASPECTS TECHNIQUES »

 

Chère Madame/Cher Monsieur,

 

Ce service est nécessaire pour le programme Debbo Alafia 2 (DA2), une intervention soutenue par l’Ambassade des Pays-Bas.

 

Trouvez ci-joints les documents suivants, qui constituent le dossier d'appel d'offres :

 

A - Instructions aux soumissionnaires

B - Les annexes :

      Annexe 1 :             Termes de référence (TDR)

      Annexe 2 :             Organisation et méthodologie (à remplir par le soumissionnaire)

      Annexe 3 :             Formulaire de soumission (à remplir par le soumissionnaire)

     

A - Instructions aux soumissionnaires

 

En soumettant une proposition, le soumissionnaire accepte entièrement et sans restriction les conditions générales et particulières, y compris les annexes régissant ce contrat comme seule base de cette procédure, quelles que soient ses propres conditions de service, auxquelles il renonce par les présentes. Les soumissionnaires doivent examiner attentivement et respecter toutes les consignes, formulaires, dispositions contractuelles et spécifications contenus dans ce dossier d'appel d'offres.

A.1.           Portée des services

Les services requis par le pouvoir adjudicateur sont décrits dans les TDR, à l'annexe 1.

Le soumissionnaire doit fournir la totalité des services en précisant les montants par exercices (exercice 2023 et 2024) décrits dans les TDR. Les soumissionnaires qui fournissent uniquement une partie des services requis seront rejetés.

 

A.2.           Portée des services

Le soumissionnaire supportera tous les frais associés à la préparation et à la présentation de sa proposition et le pouvoir adjudicateur n'est pas tenu responsable de ces coûts, quel que soit le déroulement ou le résultat du processus.

 

A.3.           Calendrier prévu

Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de modifier les dates et l'heure dans le calendrier ci-après, auquel cas, tous les soumissionnaires seront informés par écrit et un nouveau calendrier sera fourni.

 

	Date
Date de publication du DAO	13/02/2024
Date limite de soumission des offres (date de clôture)	05/03/2024
Séance d'ouverture des offres	06/03/2024
Attribution du contrat	18/03/2024
Début du contrat	20/03/2024

Toutes les heures font référence à l'heure locale de <pays>.

 

A.4.       Exclusion de l'attribution de contrats

Les contrats ne peuvent être attribués aux soumissionnaires qui, au cours de la procédure d'approvisionnement :

 

(a)   se trouvent en situation de conflit d'intérêts ; et/ou

(b)   se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés dans le cadre de leur participation à la procédure d'appel d'offres ou qui n'ont pas fourni ces renseignements.

 

A.5.       Documents constitutifs de l'appel d'offres

Le soumissionnaire doit remplir et soumettre les documents suivants avec son offre (obligatoire) :

•     Offre technique

•     Lettre de soumission adressée au Chef de File du consortium DA2

•     Description de la méthodologie de l’audit

•     Attestation et Diplôme des experts en charge de l’audit

•     Planning d’audit

•     Preuves des expériences dans les audits similaires

•     CV des experts

•     Offre Financière

et d'autres informations pertinentes qui doivent être communiquées au pouvoir adjudicateur telles que :

L’auditeur confirme qu’il remplit au moins l’une des conditions suivantes :

•     il est membre d’un organe ou un institut national de comptabilité ou d'audit qui est, lui-même, membre de la Fédération internationale des comptables (International Fédération of Accountants,

- IFAC) ; ou

•     il est membre d’un organe ou un institut national de comptabilité ou d'audit ; bien que l’organisme ne soit pas membre de IFAC, l’auditeur s’engage à réaliser cet audit financier conformément aux normes de l’IFAC et à la déontologie indiqués dans les présents TDRs.

 

A.6.       Validité

Les offres resteront valables et ouvertes à l'acceptation pendant 90 jours après la date de clôture pour le dépôt des offres.

 

Avant l'expiration de la période de validité des offres, le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires par écrit de prolonger cette période. Les soumissionnaires qui acceptent cette demande ne sont pas autorisés à modifier leur offre. S'ils refusent, leur participation à la procédure d'appel d'offres cessera.

 

A.7.       Soumission des offres et date de clôture

Les offres doivent être remises en main propre ou envoyées par courrier à l'adresse mentionnée ci-dessous au plus tard à la date et heure limite fixée dans le calendrier, à l'article A.4. Toute offre reçue après cette date ne sera pas prise en considération.

Les offres doivent être envoyées dans une seule grande enveloppe scellée non identifiable contenant une enveloppe pour l’offre technique et une enveloppe pour l’offre financière portant les renseignements suivants :

 

Faladiè Séma Rue 876 Porte 29 Tél : 20 20 27 69/ 20 20 38 43 Email : asdap@asdapmali.org

Attention :

ONG ASDAP

Réception des soumissions : 05/03/2024

Nº DAO : DAO_001/UCN/2024

 

Nº de soumission : ………………………….

 

Les offres NE SONT PAS OUVERTES AVANT la séance d'ouverture des soumissions le 06 MARS 2024 A 10H DANS LA SALLE DE REUNION DE ASDAP A BAMAKO.

 

Toutes les offres techniques et financières doivent être soumises en un original unique, marqué « original », et deux copies signées de la même façon que l'original et marquées « copie ».

 

Aucune offre ne peut être modifiée ou retirée après la date limite.

 

A.8.       Ouverture des soumissions

Les soumissionnaires sont invités à assister à l'ouverture des soumissions. Les soumissionnaires sont invités à en informer la personne de contact de leur intention d'être présents au moins un jour avant l'ouverture des soumissions.

 

L'ouverture des soumissions aura lieu à Faladiè Séma Rue 876 Porte 29 Tél : 20 20 27 69/ 20 20 38 43 Email : asdap@asdapmali.org le 06 mars 2024 à 10h. Les représentants des soumissionnaires qui sont présents signent un registre indiquant leur présence.

 

A.9.       Évaluation des soumissions

Avant l'évaluation détaillée des soumissions, le Comité d'évaluation, (établi par le pouvoir adjudicateur aux fins de la présente procédure d'appel d'offres), doit vérifier si les offres répondent aux critères d'admissibilité, ont été correctement signées, sont pour l'essentiel conformes aux documents de l'appel d'offres, contiennent des erreurs matérielles dans le calcul et sont par ailleurs généralement dans l'ordre.

 

Si une offre n'est pas substantiellement conforme, c'est-à-dire si elle contient des déviations matérielles ou des réserves par rapport aux TDRs et/ou aux conditions figurant dans le dossier d'appel d'offres, elle ne doit plus être prise en compte.

 

Après analyse des offres substantiellement conformes, le Comité d'approvisionnement examinera la conformité technique de chaque offre, en la classant comme techniquement conforme ou non conforme. Les écarts par rapport au mandat peuvent être considérés si cela s'avère être dans le meilleur intérêt du pouvoir adjudicateur.

 

Les offres jugées substantiellement et techniquement conformes seront vérifiées par le comité d'évaluation quant à d'éventuelles erreurs arithmétiques. S'il existe une divergence entre les montants en chiffres et en toutes lettres, le montant en toutes lettres prévaut. Si un soumissionnaire refuse d'accepter la correction, son offre sera rejetée.

 

Méthode d'évaluation

La méthode d'évaluation sera la sélection basée sur la qualité et le coût. Une procédure en deux étapes est utilisée pour évaluer les offres : une évaluation technique et une évaluation financière.

 

Les offres sont classées en fonction de leurs scores technique (St) et financier (Sf) combinés en utilisant la pondération de <70 %> pour la proposition technique et de <30 %> pour le prix proposé. Ainsi, le score global de chaque offre doit être : St X <70> % + Sf X <30> %.

 

Évaluation technique

Pour l'évaluation des propositions techniques, le pouvoir adjudicateur doit tenir compte des critères suivants avec les pondérations indiquées :

 

 

Évaluation financière

Un score financier doit être attribué à chaque proposition. La proposition financière la plus basse (Fm) recevra un score financier (Sf) de 100 points. La formule pour déterminer les scores financiers est la suivante :

 

Sf = 100 x Fm/F, dans laquelle

Sf est le score financier

Fm est le prix le plus bas et

F est le prix de la proposition en cours d'évaluation

 

A.10.     Critères d'attribution

 

Le pouvoir adjudicateur attribue le contrat au soumissionnaire dont l'offre a été considérée substantiellement conforme au dossier d'appel d'offres et techniquement conforme et qui a obtenu le score global le plus élevé, à condition en outre que le soumissionnaire fasse preuve de sa capacité et ses ressources pour mener à bien le contrat.

A.11.     Annulation par convenance

Le pouvoir adjudicateur peut, à sa propre convenance, et sans frais ni responsabilité, annuler la procédure d'appel d'offres à tout moment.

 

Annexe 1 : TDR

 

 

Consortium Debbo Alafia -2 « Actions concertées pour l’amélioration de la santé de la reproduction et la promotion des droits des femmes et des filles »

 

 

Financement

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TERMES DE REFERENCE AUDIT FINANCIER DU SYSTÈME DE CONTRÔLE INTERNE, DE PASSATION DE MARCHES ET DES ASPECTS TECHNIQUES

 

 

 

 

 

 

 

 

« Actions Concertées pour l’Amélioration de la Santé de la Reproduction et la Promotion des Droits Sexuels des Femmes et des Filles (SRDS)

Debbo Alafia phase 2 »

 

 

 

 

 

 

Sommaire

 

Table des matières

Sommaire. 2

I...... Contexte, objectifs et périmètre de l’audit 3

1.1.             Contexte. 3

Phase 1. 3

Phase 2. 4

1.2.             Objectifs de l’audit 7

1.3.             Périmètre (ou étendue) de l’audit 7

II..... Méthodologie et référentiel de l’audit 9

III..... Obligations professionnelles. 15

Normes et éthique. 15

Exigences concernant l’auditeur 15

 

 

 

 

 

 

           I.          Contexte, objectifs et périmètre de l’audit

1.1.      Contexte

1.1.1  Présentation de la contribution

L'État néerlandais, en la personne de la ministre du Commerce extérieur et de la Coopération au Développement, dûment représentée aux fins des présentes par Monsieur Jolke OPPEWAL, Ambassadeur a accordé une contribution au consortium DEBBO Alafia’. La contribution a été exécutée sous la responsabilité et aux risques propres de l'Autre partie, selon les indications fournies dans la proposition, transmise par les courriels susmentionné soumis par cette dernière et comprenant le détail de la proposition, le plan d'activités global, les plans d'actions par région, le budget et le plan de trésorerie Les plans d'activités, le budget et le plan de trésorerie sont joints à la présente convention dont ils constituent l'Annexe 1. La contribution est enregistrée dans le système de gestion de la Ministre sous le numéro d'activité : 4000003966

1.1.2                    Présentation du Programme

Phase 1

Elle a été mise en œuvre d’octobre 2014 à juin 2020 dans les régions de Ségou, Mopti, Tombouctou, Gao et Ménaka avec un budget initial qui s’élevait à 16 250 000 Euros. Un consortium d’organisations chapeaux (ASDAP, MSH-CAEB, AMSS-AEN) a fait la mise en œuvre du programme, axée sur le défi démographique, la faiblesse du taux d’utilisation des contraceptifs et les besoins élevés et non satisfaits en planification familiale, la persistance de certaines pratiques traditionnelles néfastes : excision, mariage précoce, la recrudescence des violences basées sur le genre dans un contexte de crise politico-sécuritaire etc.

Le programme s’est donné comme objectif de financer des initiatives visant :

§  L’accroissement de la couverture par les services de santé reproductive

§  L’utilisation du planning familial (promouvoir la demande, augmenter le choix et la qualité des produits)

§  La réduction des pratiques traditionnelles néfastes (excision, mariage d’enfants et autres violences basées sur le genre).

Dans un premier temps, on a laissé aux régions la liberté de développer leur propre cadre logique qui, de ce fait, a différé, pour les quatre régions. Si la diversité d’approche au sein des régions a permis une adaptation à la situation locale, elle a aussi poussé vers une multiplication du nombre et du type d’activités exécutées, ce qui a posé un problème pour le suivi des activités et des indicateurs. A noter, aussi, que les indicateurs étaient très focalisés sur les aspects quantitatifs et relativement peu sur les dimensions qualitatives. L’évaluation à mi-parcours a recommandé un encadrement et un suivi plus cohérent avec des indicateurs communs pour les quatre organisations « chapeaux ».

Ce recadrage a donné lieu à la reformulation des résultats et à la signature d’une phase d’extension de douze mois (janvier à décembre 2019), de même que celle du budget initial. Ainsi, quatre résultats ont été retenus à savoir :

§  Accroissement de 30% de la demande en planification familiale y compris des méthodes contraceptives modernes de longue durée par les adolescents, les femmes et hommes en âge de procréer dans les régions couvertes par le programme.

§  70% des demandes de services de planification familiale et produits contraceptifs de qualité des hommes et femmes, filles et garçons sont satisfaits dans les régions couvertes par le programme en 2019.

§  60% des femmes, d'adolescents et des jeunes (filles et garçons) touchés par les activités d'IEC connaissent leurs droits et prennent en toute responsabilité des décisions concernant leur santé reproductive et sexuelle.

§  Au moins 50% des populations (hommes et femmes) des zones touchées par le programme connaissent les conséquences de l'excision et du mariage précoce et s'engagent pour leur abandon.

L’approche préconisée par le programme était basée sur la mobilisation de différents groups d’acteurs, d’une part les organisations de la société civile (ONGs), y compris les associations culturelles et religieuses, les associations des femmes et des jeunes, et d’autre part, sur une collaboration étroite avec les services techniques de l’Etat et avec les collectivités territoriales. Un aspect très positif de la mise en œuvre était l’ancrage institutionnel du programme au niveau des comités régional, communal et local et ceci par le biais de comités de pilotage, qui étaient renforcés par des groupements de bénéficiaires. A cela, s’ajoute le développement des activités de synergie qui a contribué à l’atteinte des résultats.

Deux objectifs principaux sont visés par cette évaluation :

§  Informer les autorités Maliennes et Néerlandaises sur l’utilisation des fonds mobilisés,

§  Apprendre de la mise en œuvre de cette phase, et au besoin proposer des changements d’approches, en termes de pertinence, d’efficacité et d’efficience.

Dans leur approche de l’évaluation, l’équipe a préconisé une approche méthodologique participative et inclusive, basée sur la collecte de données et information à la fois qualitative et quantitative.

Phase 2

Le programme mis en œuvre pour une durée de quatre (4) ans, allant du 1^er juillet 2020 au 30 juin 2024. Dans le cadre de la mise à échelle, tous les villages et fractions d’une même commune ont été systématiquement couverts par les interventions. L’approche intercommunale a été mise à profit pour développer plus de synergie et de mécanismes d’apprentissage. Ce qui a permis de revoir à la baisse (Ségou, Mopti) le grand nombre de communes dans certaines zones de grande concentration au profit des communes à densité populationnelle plus forte. 

Pour les régions du nord (Tombouctou, Gao, Ménaka) la densité est faible et la distance entre les villages/fractions est considérable. Pour augmenter le nombre de cibles, d’autres villages et fractions des communes non couverts par le passé ont été pris en compte. 

 

Ci-dessous la carte de la zone d’intervention du programme.

 

Ainsi, pour l’ensemble des régions d’intervention, le nombre de villages/fractions à couvrir est passé de 3254 à 4140 (soit une augmentation de près de 30%), de 202 à 206 communes (soit une augmentation de 2 %) pour 24 cercles, pour une population de 5 732 924 habitants. Le tableau ci-dessous donne un aperçu de la couverture géographique du programme :

 

 

Régions	Cercles	Nombre de Cercles	Nombre de Communes	Nombre de villages et fractions	Population couverte
Mopti	Mopti, Bandiagara, Bankass, Koro, Tenenkou, Youwarou	6	70	1450	2 112 928
Ségou	Ségou, San, Bla, Tominian, Niono, Macina, Barouéli	7	80	1398	2 271 992
Tombouctou	Tombouctou, Niafunké, GourmaRarhous, Diré, Goundam	5	40	877	824 804
Gao/ Ménaka	Gao, Bourem, Ansongo, Ménaka, Andéramboukane, Inékar	6	16	380	523 200
TOTAL		24	206	4140	5 732 924

 

1.1.3                    Objectif général du programme 

Contribuer à la réduction de la mortalité et la morbidité liées à la SR dans les régions de Ségou, Mopti, Tombouctou, Gao et Ménaka

1.1.3.1            Outcomes et Outputs

 

 

 

 

1.1.4                    Contexte de l’audit

Conformément à la convention de financement 4000003966 signé le 28/072020, le Bénéficiaire s’engage à ce que les comptes utilisés dans le cadre du Programme à Bamako, Ségou, Mopti, Tombouctou, Gao et Ménaka fassent l’objet d’audits annuels pendant toute la durée du programme, ainsi que d’un audit de clôture. Ces audits, annuels, seront réalisés par un cabinet d’audit indépendant sélectionné par le Bénéficiaire et de bonne réputation, après avis de non-objection de l’Ambassade sur les termes de référence de la mission d’audit et sur le cabinet d’audit sélectionné. L’audit devra contrôler, notamment, que les fonds de la Subvention versés sur le Compte du Programme ont été utilisés conformément aux stipulations de la présente Convention.

Dans ce contexte, la présente prestation vise à procéder à l’audit annuel 2023 et au rapport d‘audit de clôture correspond à la période du 1er janvier 2024 au 30 juin 2024 marquant la date limite d’utilisation des fonds du Programme (4000003966).

Le rapport d’audit 2023 est à soumettre au plus tard avant le 30 juin 2024 et le rapport de clôture au plus tard le 30 septembre 2024.

Ces deux prestations d’audit seront financées dans le cadre de la convention 4000003966.

1.2.      Objectifs de l’audit

Les présents TDR sont élaborés pour le recrutement d’un cabinet d’expertise comptable afin de procéder à un audit financier du système de contrôle interne, de passation de marchés et des aspects techniques du programme.

L’audit permettra au cabinet d’exprimer une opinion professionnelle sur les éléments suivants :

•     les états financiers du Programme : vérifier s’ils donnent une image fidèle, dans tous leurs aspects significatifs, des dépenses effectivement engagées et des recettes effectivement perçues pour le Programme au cours de la période couverte par l’audit ;

•     les fonds alloués au Programme : vérifier s’ils sont, dans tous leurs aspects significatifs, utilisés conformément aux conditions contractuelles applicables ; vérifier si les dépenses respectent les règles de bonne gestion financière et peuvent être appréciées au regard des critères d’éligibilité.

•     le système de contrôle interne mis en place et utilisé par les ONG membres du Consortium : vérifier si le système qui permet de gérer les risques liés à la réalisation des objectifs du Programme a été conçu de façon adéquate et a fonctionné efficacement au cours de la période couverte par l’audit ;

•     les marchés : vérifier s’ils ont été passés conformément aux règles en vigueur et dans le respect des principes d’économie, d’efficacité, de transparence et d’équité, y compris le respect des diligences de la convention et des manuels de procédures de gestion des organisations membres du Consortium.  

L’auditeur devra formuler des recommandations sur les différents aspects de l’audit.

1.3.      Périmètre (ou étendue) de l’audit

1.3.1          Conditions contractuelles

L’auditeur aura accès à toute la documentation légale, comptable et financière, les correspondances et toute autre information relative au Programme qu'il aura jugé nécessaire.

L'auditeur obtiendra une confirmation des montants décaissés et du solde du compte Programme au Mali, ainsi que tous les documents nécessaires en lien avec le compte bancaire du programme par lequel les fonds ont transité.

Les informations disponibles incluront les copies de la convention de financement, des Plans annuels d’activités et budgets associés, des rapports semestriels d’exécution technique, des contrats de travail des membres des équipes du Programme, des TDR d’activités, des ordres de missions, les rapports de mission et de formation ainsi que de tout autre élément nécessaire à la bonne conduite de la mission.

L’audit tiendra également compte des exigences du « Protocole de contrôle » conformément au point 8.3 de la convention de contribution 4000003966. Aussi, selon toujours le point 8.3, L’Ambassade devra donner un avis de Non-Objection pour le choix du cabinet d’Expertise Comptable.

Le périmètre de l’audit est constitué, pour la tranche ferme, de l’ensemble des activités financées dans le cadre de la convention 4000003966.

La tranche optionnelle concerne l’ensemble des audits de la seconde phase du Programme.

1.3.2     Période(s) couverte(s)

L’audit couvre :

Pour la tranche ferme : deux audits couvrant la période de mise en œuvre du Programme, soit du 1er janvier 2023 à la date limite de justification des fonds de la phase (l’audit 2022 ayant déjà été produit).

L’audit concernera principalement l’ensemble des comptes bancaires sur lesquels transitent les fonds versés aux bénéficiaires.

Pour chaque tranche (ferme et optionnelle) le mandat d’audit comprend :

§  Chaque année, un audit financier du Programme dont les objectifs sont déclinés en partie 3 ;

§  A la demande de l’opérateur et en lien avec l’exercice annuel d’audit, l’audit des pièces justificatives liées à la justification de l’utilisation de l’avance initiale selon les pourcentages fixés dans la convention ;

§  L’audit final, concordant avec l’audit de l’exercice de l’année de clôture définitive du Programme.

1.3.3     Données financières et volumétrie

Les données financières et de volumétrie relatives à la période couverte par le volet financier de l’audit sont les suivantes :

•     Le Programme comporte un compte bancaire ouvert au nom du lead du Consortium et des comptes ouverts aux noms des ONGs membres dudit consortium pour la mise en œuvre des activités ainsi que les relevés bancaires y afférents. Ces éléments seront complétés par les documents en lien avec le compte bancaire du programme lequel transitent les fonds versés par l’Ambassade ;

•     Les justificatifs des dépenses représentent un volume estimatif de 70% des dépenses pour le renouvellement de l’avance. Celui-ci interviendra au second semestre 2023 et permettra d’avoir une idée plus précise du volume. Il n’est prévu qu’un seul renouvellement conformément aux termes de la convention de financement.

•     Pour l’audit final, il est estimé en première approche que le volume de pièces justificatives sera du même ordre que pour le renouvellement de l’avance ;

Les éléments de volumétrie relatifs à l’audit du système de contrôle interne concernent entre autres les éléments suivants :

§  6 sites administratifs concernés par le Programme (Bamako, Ségou, Mopti, Tombouctou, Gao et Ménaka).

1.3.4     Limitation de l’étendue des travaux

L’auditeur signale au plus vite à l’Autorité contractante toutes les limitations de ses travaux qu’il rencontre avant ou pendant l’audit.

Il l'informe de toute tentative de l’Entité sujette à l’audit visant à restreindre l'étendue de l’audit ou de tout manque de coopération de sa part. L'auditeur consulte l’Autorité contractante sur les actions à entreprendre, sur la possibilité de poursuivre l’audit ou sur les changements qu'il convient d'apporter à l'étendue de l’audit ou à son calendrier.

En cas de problèmes sécuritaires, l’auditeur et l’Autorité contractante conviennent des mesures à prendre et adaptent en conséquence le périmètre des travaux.

         II.         Méthodologie et référentiel de l’audit

2.1. Déroulement de l’audit

2.1.1  Étapes de l’audit

Préparation de la mission : L’auditeur contactera l’Entité dès que possible après la notification officielle de l’audit afin de préparer la mission et de convenir de son calendrier d’exécution et de son lieu de travail sur le terrain.

Il s’assurera de la disponibilité des états financiers définitifs ainsi que des pièces justificatives originales ou des photocopies certifiées conformes à l’original par l’Entité et transmettra à l’Entité une première requête documentaire (éléments concernant tant l’audit financier que l’audit du système de contrôle interne).

§  Réunion préparatoire avec l’Autorité contractante

Cette réunion a pour objet de procéder à un échange sur la planification de l’audit, le travail sur le terrain, ainsi que sur le calendrier d’établissement du rapport d'audit. Cette réunion préparatoire permettra également de clarifier les points restés en suspens, notamment les suites données à la première requête documentaire

§  Réunion d’ouverture avec le Programme

Une réunion d'ouverture avec l'Entité est organisée pour traiter les sujets suivants : planification de la mission sur le terrain, logistique et sécurité (locaux, véhicules, équipements, etc.), disponibilité des documents, disponibilité des interlocuteurs et prise des premiers rendez-vous ainsi que, le cas échéant, de la désignation d’un point focal au niveau de l’Entité.

L’auditeur doit tenir l’Autorité contractante informée de cette réunion à laquelle ses représentants peuvent prendre part.

§  Réalisation de la mission d’audit

L’auditeur met en œuvre les diligences détaillées au point 2.3 des présents TdR. Il applique la méthode de travail la plus participative possible afin d’obtenir le maximum d’éléments de réponse et de pièces justificatives lors de la mission et avant la production du rapport provisoire.

§  Aide-mémoire et réunion de restitution

En fin de mission, l’auditeur rédige un aide-mémoire et est tenu d'organiser une réunion de clôture avec l'Entité. Les représentants de l’Autorité contractante peuvent y prendre part. Cette réunion a pour objectif d’examiner l’aide-mémoire et d'obtenir, de l'Entité, ses observations sur les constats et recommandations formulés par l’auditeur.

Si nécessaire, l’Entité est invitée à fournir des documents et/ou informations complémentaires afin de les prendre en compte dans le rapport provisoire.

§  Rapport provisoire (RP) à envoyer à l’Autorité contractante

Le rapport provisoire doit être préparé dans un délai de 10 jours ouvrables après la réunion de clôture. La transmission suit les étapes suivantes :

i)         Le RP est envoyé en même temps à l’AC, et aux autres organisations membres du Consortium qui font leurs commentaires ;

ii)       L'auditeur intègre les différents commentaires et prépare le rapport final. L’autorité contractante et l’ensemble des organisations membres du consortium disposent d’un délai de 20 jours ouvrables pour transmettre leurs commentaires ainsi que les pièces complémentaires (scannées ou en copies dures) à l’auditeur.

§  Commentaires sur le rapport provisoire :

L’autorité contractante et l’ensemble des organisations membres du consortium disposent d’un délai de 20 jours ouvrables pour transmettre leurs commentaires ainsi que les pièces complémentaires (scannées ou en copies dures) à l’auditeur.

A l’issue de ce délai, si les commentaires et pièces justificatives n’ont pas été transmis, l’auditeur informe alors l’Autorité contractante qui prend contact avec l’Entité pour convenir d’une solution. L’éventuel délai complémentaire accordé par l’Autorité contractante est confirmé par écrit à l’auditeur et à l’Entité.

§  Rapport final

Le rapport final doit être transmis par l’auditeur à l’Entité dans un délai de 8 jours ouvrables après la réception des commentaires et observations, et des éventuelles pièces justificatives complémentaires.

2.1.2  Calendrier de l’audit

a)      Audits annuels

La date prévisionnelle de démarrage de la mission couvrant l’année 3 de la phase 2 est fixée au 20/03/2024. Le démarrage doit intervenir dans un délai de 8 jours ouvrables après la notification officielle.

La période écoulée entre la réunion de clôture de l’audit et la transmission du rapport final de l’audit à l’Entité ne doit pas excéder 28 jours ouvrables.

Le calendrier des audits suivants sera convenu en amont de chaque mission par échange d’email entre l’auditeur et l’Entité.

La durée maximum de la mission est fixée à 36 jours ouvrables, par exercice d’audit.

Exemple de calendrier détaillé à renseigner par l’auditeur pour une mission d’une durée de 2 mois maximum :

b)      Vérification de l’utilisation des fonds pour renouvellement d’avances

A réception de la demande de versements du Programme ou dans la mesure du possible, par anticipation l’Ambassade sollicite l’auditeur pour une mission de vérification. Afin de permettre le réapprovisionnement financier du Programme, la mission doit démarrer dans un délai de 8 jours ouvrables après la notification officielle et fournir le rapport dans un délai de 15 jours ouvrables maximum après le démarrage de la mission.

2.1.3  Logistique de intervention

La mission de l’auditeur aura lieu à Bamako, Ségou, Mopti, Tombouctou, Gao et Ménaka en ce qui concerne la vérification des dépenses.

2.1.4  Volume des prestations

La durée de la mission pour chaque audit annuel est estimée à environ 20 jours ouvrables pour l’équipe (y compris la rédaction et transmission du rapport) dont 7 à 8 jours ouvrables sur le terrain en fonction de la complexité de la mission.

2.1.5  Structure et contenu du rapport

L’utilisation du modèle de rapport d’audit, fourni à l’auditeur, est obligatoire. Il doit être rédigé en langue française. Les constats et anomalies seront présentés dans le rapport d’audit et les constatations financières devront être synthétisées selon la typologie suivante : dépenses éligibles, éligibles avec anomalies, inéligibles, non auditées.

L’auditeur transmet le rapport provisoire en version électronique, Word et Excel pour les annexes.

Il transmet ensuite à l’Ambassade, en français uniquement, deux versions originales sur papier à-en-tête orignal de l’auditeur ainsi qu’une version électronique (en version Word et Excel pour les annexes) du rapport final, accompagnées d’une note de couverture. Dans cette note, il doit confirmer que deux versions originales sur papier du rapport final ont été transmises à l’Entité. La mention « provisoire » ou « final » doit figurer clairement sur chaque version. Le rapport final est signé par l’associé assumant la responsabilité de l’audit et de sa réalisation.

L’auditeur doit également envoyer au point focal de l’Entité une version électronique en français (au format PDF) du rapport final daté et signé.

Cas particulier de la vérification des pièces justificatives pour renouvellement d’avances

L’auditeur n’est pas tenu d’émettre un rapport avec opinion, puisque celui-ci sera établi, ultérieurement, lors de l’audit annuel. Cependant, l’auditeur devra restituer ses travaux en se référant aux parties suivantes du modèle de rapport d’audit :

•     Section 3.1 : tableau de synthèse des constatations financières, sans altération autre que le remplacement de « Rapport provisoire » et « Rapport final » par « Résultat de la vérification » ;

•     Section 4.1 : constatations financières, exposées une à une ;

•     Annexe 4.3 des TdR : fichier Excel relatant les vérifications de l’auditeur, et qui sera adapté en enlevant les colonnes réservées aux observations reçues et aux constats définitifs.

2.2. Méthodologie de l’audit

2.2.1  Détermination de l’échantillon

L’auditeur peut recourir à l’échantillonnage en fonction de son appréciation des risques. La détermination de l’échantillon peut être revue pour chaque exercice audité.

•Audit financier relatif à l’utilisation des fonds alloués

Afin de garantir le caractère représentatif du résultat des contrôles, l’auditeur audite au minimum 65% (en montant) du total des dépenses mentionnées dans le rapport financier. En cas de constatations financières supérieures à 10% du montant total des dépenses contrôlées, son taux de contrôle doit être porté à 85%. Chaque rubrique budgétaire doit être auditée à hauteur de 50% et chaque sous-rubrique à au moins 10%.

•Audit du système de contrôle interne

Les différents processus de la gestion financière et administrative du Programme évalués dans le cadre de l’audit du système de contrôle interne doivent donner lieu à des tests de conformité.

L’auditeur définit l’étendue des tests de conformité en fonction des risques identifiés lors de la préparation de la mission, puis lors de l’évaluation du système de contrôle interne (cf. section 2.3.1).

2.2.2  Conditions d’éligibilité

L’auditeur exécute des tests et contrôles d’éligibilité des dépenses en s’assurant :

§  de leur conformité :

Ä  à la convention de financement, au manuel de procédures et aux contrats,

Ä  au programme d’activité annuel sur lequel l’Ambassade a donné un ANO,

Ä  à la législation en matière de passation de marchés et autres règlementations locales (par ex., pour les per diem),

Ä  aux normes techniques et aux règles de l’art en matière d’exécution des marchés ;

d’existence:

Ä  des pièces justificatives par type de dépense en conformité avec les pratiques de bonne gestion en l’absence de prescriptions dans le manuel de procédures,

Ä  de la documentation prévue pour la passation des marchés et leur exécution technique ;

§  du caractère  probant des  pièces  justificatives  (pièces  justificatives  originales,  respect  de  la chronologie des dates, respect des mentions légales, apposition des visas et signatures) ;

§  que le Programme a veillé à obtenir le rapport qualité/prix le plus satisfaisant ;

§  que les dépenses/marchés ont été encourus/exécutés par l’Entité pendant la période de mise en œuvre du Programme définie dans la convention de financement

§  que les dépenses sont correctement enregistrées dans les comptes de l’Entité ;

§  que les dépenses ne comportent pas de coûts non éligibles (par exemple, certaines taxes ou la TVA).

2.2.3  Détermination de opinion

Les différentes opinions d'audit possibles pour l’audit financier et l’audit du système de contrôle interne sont l'opinion sans réserve, l'opinion avec réserve, l'opinion défavorable et l'impossibilité d'exprimer une opinion. Le modèle de rapport, fourni à l’auditeur, contient des orientations concernant la formulation des opinions.

Il est désormais exigé des auditeurs, quand ils expriment une opinion sur les états financiers de l’année en cours, qu’ils prennent en compte l’effet possible d’une opinion modifiée (opinion avec réserves, défavorable et impossibilité d’exprimer une opinion) d’une année antérieure qui n’a pas donné lieu à une correction ou solution appropriée (Norme ISA 710). Cela permet d’éviter accumulation de constatations non solutionnées.

2.2.4  Documentation des anomalies et des faiblesses identifiées

Un fichier Excel doit être utilisé par l’auditeur pour retracer les travaux effectués sur les dépenses et marchés audités et, recenser les anomalies constatées. D’autres fichiers Excel pourront être transmis aux auditeurs à leur demande pour faciliter la conduite des diligences d’audit. L’annexe doit être jointe au rapport de l’auditeur.

Les anomalies significatives détaillées dans le rapport doivent être documentées dans le dossier de travail de l’auditeur sous format électronique ou papier et être conservés pendant une période de 5 ans après l’approbation du rapport final.

2.3. Diligences d’audit

2.3.1   Audit du système de contrôle interne

L’auditeur adapte l’étendue de son examen de la conception et du fonctionnement du système de contrôle interne en fonction de sa connaissance préalable de l’Entité (dans le cadre d’audits pluriannuels).

•Analyse documentaire

L’auditeur doit notamment procéder à l’examen :

•     de la/des convention(s) de financement, conventions et protocoles avec les partenaires, contrats, rapports d’exécution technique et financière, programmes d’activités et budgets, manuel de procédures et tous autres documents existant ;

•     de l’organisation mise en place pour la gestion administrative, technique et financière ainsi que de sa fiabilité et adéquation en matière de procédures et de moyens tant humains que matériels.

•Revue du système de contrôle interne

L’auditeur s’attache à vérifier la fiabilité et l’adéquation de l’organisation du système de contrôle interne, de la réalité et de l’efficacité de son fonctionnement, notamment au regard :

De l’organisation retenue :

•     définition des tâches et attribution des responsabilités, notamment en matière d’engagement, d’ordonnancement, de certification des services faits et de paiement ;

•     séparation des tâches incompatibles ou conflictuelles ;

Des procédures mises en place :

•     existence de procédures de justification précises et documentées des dépenses ;

•     ouverture de comptes de trésorerie distincts pour les fonds selon leur origine, ainsi que la mise en place de procédures de contrôle des comptes de trésorerie ;

•     respect des procédures applicables en matière de sélection des fournisseurs et de recrutement des prestataires et consultants (dossiers de consultation, dossiers d’évaluation des offres ou des candidats et procès-verbal de sélection) ;

De l’archivage et de l’obligation de rendre compte et, à ce titre :

•     organisation, du classement et de la sécurisation des pièces et documents financiers ;

•     production régulière et dans les délais prévus des états financiers et des rapports d’exécution technique et financière, etc.

Des contrôles spécifiques, dont notamment :

•     mise en place et bon fonctionnement des moyens de contrôle visant le respect des conventions en matière de lutte anti-blanchiment et de financement du terrorisme, notamment la réalisation de diligences  permettant  de  s’assurer  du  respect  de  la  réglementation  en  matière  de  sanctions économiques et financières ;

•     détection de cas de double financement d’une même dépense par plusieurs bailleurs de fonds ;

•     existence de structures opérationnelles de suivi-évaluation et de contrôle.

•Evaluation des risques

L’étape précédente permet à l’auditeur d’évaluer les risques distinctement pour chaque source d’information et cela en fonction de 7 critères : exhaustivité, réalité, évaluation, imputation, droits, obligations et information.

L’auditeur doit évaluer les principaux risques liés à la réalisation des objectifs du Programme, notamment celui que les fonds alloués au Programme ne soient pas utilisés conformément aux conditions contractuelles applicables, ainsi que le risque d'erreur, d'irrégularité et de fraude dans le financement du Programme.

L’auditeur doit également évaluer si la conception du système de contrôle interne limite suffisamment ces risques et si le système fonctionne efficacement.

•Obtention d’éléments probants et tests de contrôle

L’auditeur utilise sa compréhension du système de contrôle interne et des risques, pour évaluer la robustesse des contrôles et tester leur efficacité opérationnelle, en fonction de l’objectif de l’audit.

Les tests de contrôle seront ciblés sur des domaines de contrôle interne et des contrôles clés qui :

•     sont appropriés dans le cadre du Programme,  et

•     préviennent et/ou permettent de détecter et de corriger des erreurs ponctuelles ou des événements non désirés, comme :

Ä  la non-réalisation, entière ou partielle, des objectifs du Programme,

Ä  la non-fiabilité des rapports d’exécution financière et technique et/ou des états financiers du Programme,

Ä  le fait que les fonds alloués au Programme n’ont pas été employés conformément aux conditions de la convention de financement,

Ä  la survenue de fraudes et/ou d’irrégularités.

2.3.2   Contrôle des états financiers et de l’utilisation des fonds alloués

•Vérification des états financiers

L’auditeur mène les diligences nécessaires pour vérifier que les ressources reçues et utilisées par le Programme sont effectivement retracées dans des états financiers exhaustifs, sincères et correctement établis. A ce titre, il:

•     s’assure que les états financiers du Programme ont été établis conformément aux prescriptions définies dans la convention de financement ainsi que dans le manuel de procédures du Programme (par ex. : comptabilité d’engagement ou de trésorerie) ;

•     s’assure que les états financiers donnent une image fidèle, dans tous leurs aspects significatifs, des dépenses effectivement engagées et des recettes effectivement perçues par le Programme au cours de la période soumise à l’audit, conformément aux conditions contractuelles applicables ;

•     s’assure que les états financiers concordent avec les autres documents comptables, y compris la balance et les livres de comptes en général ;

•     s’assure que les états financiers concordent avec les rapports d’exécution technique et financière transmis à l’Ambassade , et tout autre rapport financier ou réglementaire établi dans le cadre du Programme;

•     examine les régularisations pratiquées au cours du processus de clôture des états financiers ;

•     rapproche les états financiers avec la situation de caisse et/ou les comptes bancaires, y compris par circularisation directe auprès des banques gestionnaires des comptes ;

•     vérifie, le cas échéant, les procédures utilisées pour contrôler les fonds envoyés à d’autres entités, participant à la mise en œuvre d’activités.

L’auditeur peut choisir de demander des déclarations écrites, incluses dans une lettre d’affirmation (Un modèle de lettre d’affirmation, extrait de la norme ISA 580, l’auditeur vérifiera que la norme ISA 580 n’a pas fait évoluer ce modèle) signée par le/les membre(s) de la Direction qui sont les principaux responsables de l’Entité (Norme ISA 580). Cette démarche a pour finalité d’obtenir des preuves que la Direction convient de sa responsabilité concernant : la fiabilité du rapport financier, le respect des conditions de la convention de financement, la conformité à la réglementation et aux bonnes pratiques en matière de passation et d’exécution des marchés, ainsi que l’organisation d’un système de contrôle interne approprié.

•          Vérification de l’utilisation des fonds L’objectif de ces diligences est de s’assurer que :

•     les fonds alloués au Programme par l’Ambassade ont, dans tous leurs aspects significatifs au cours de la période soumise à l’audit, été utilisés conformément aux conditions contractuelles applicables;

•     l’état de l'actif présente correctement (nombre, description et valeur des actifs) et exhaustivement les actifs acquis pour le Programme au cours de la période soumise à l’audit, conformément aux conditions contractuelles et aux informations figurant dans le rapport financier.

Les travaux de l’auditeur couvrent notamment :

•     le contrôle du respect des principes comptables et des règles particulières ;

•     la vérification de la conformité des dépenses avec les activités convenues dans la convention de financement, le programme d’activité et le manuel de procédures et leur cohérence avec les rapports d’exécution technique et financière ;

•     la vérification que les dépenses sont exécutées pendant la période de mise en œuvre du Programme audité et étayées par des pièces justificatives exactes, régulières et sincères ;

•     la vérification des états de dépenses : autorisations de dépenses, documentation des états de dépenses, conformité et validité desdits états.

•Vérification de l’utilisation des fonds avant renouvellement d’avances

En cas de renouvellement d’avances, l’auditeur met en œuvre les diligences prévues en cas d’audit annuel (cf. paragraphe précédent) en ce qui concerne : la conformité des dépenses avec les activités convenues, l’exécution des dépenses pendant la période de mise en œuvre du Programme et leur justification régulière et sincère, ainsi que la conformité des états de dépenses de la période.

Les points d’attention suivants doivent également être examinés par l’auditeur :

•     atteinte du taux d’utilisation de l’avance pré<