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COOPI – COOPERAZIONE INTERNAZIONALE MISSION MALI/COORDINATION BAMAKO Recherche Administrateur de Projets : Un (01) poste
Categorie : Ressources Humaines
Type : CDD
Date limite : 2023-01-25
Date prise en fonction : 2023-02-03



Offre d’emploi 002/01/ADMIN/PROJETS/2023

COOPI – COOPERAZIONE INTERNAZIONALE

MISSION MALI/COORDINATION BAMAKO

Recherche

Fonction : Administrateur de Projets : Un (01) poste

Lieu d’affectation : Bamako avec des missions fréquentes sur les zones d’intervention des projets

Durée du contrat : 12 mois (avec possibilité de renouvellement)

Date de début : Immediate

Les candidatures féminines sont fortement encouragées !

ONG COOPI au Mali

COOPI est présente au Mali depuis 2012, avec des projets de nutrition dans les régions de Ségou et Mopti. Au cours des dernières années, l'organisation a principalement diversifiés ses actions dans les secteurs de la santé, protection de l'enfance, réintégration économique et d’appui psychosocial des migrants. COOPI a 6 projets en cours d’action, à travers des financements de bailleurs comme UNICEF, ECHO, Fonds Mondial et Coopération Italienne.

COOPI Mali a une base de coordination à Bamako, une base à Ségou, une base à Sevaré (Mopti) et deux antennes à Bankass et Djenné. Dans la région de Ségou, les projets de nutrition/santé de COOPI sont concentrés depuis des années dans les Districts Sanitaires (DS) de Ségou et Baroueli. Le DS de Macina est une nouvelle zone d’intervention pour la nutrition. 

1.           Description du poste

 

L’administrateur des projets est le responsable de la qualité de la dépense des projets. Superviser toutes les opérations de caisse et banque effectuées au sein des projets. Il conseille les chefs des projets sur les risques et les opportunités financiers liés au budget en lien avec les procédures internes de COOPI et les procédures bailleurs. Il veille avant tout à ce que le projet répond aux normes de qualités et que les budgets soient respectés. Il est redevable devant l’administratrice pays et les chefs des projets.

2.           Objectif principal

 

Garantir la bonne exécution administrative, financière et des ressources humaines des projets en assurant la supervision des aspects économiques, financiers tout en respectant le cadre légal du pays. Et spécifiquement assurer la bonne marche administrative et opérationnelle des projets.

 

RESULTATS ATTENDUS :

1-    Les prévisions des dépenses répondent aux budgets disponibles et sont conformes ;

2-    Les affectations budgétaires sont conformes au budget validé par le bailleur de fonds ;

3-    Les dossiers administratifs, fiscales, et assurances en lien avec le projet sont mise à jour, suivi et archivés ;

4-    Toutes les dépenses sont prévues, conformes, justifiées et archivées ;

5-    Les demandes de fonds intègrent les dépenses engagées et prévues ;

6-    Les documents contractuels et administratifs, les rapports bailleurs sont archivés :

7-    L’appui conseil aux Chefs des projets et le management de l’équipe administratif des projets ;

8-    L’archivage numérique et physique de l’ensemble des documents et justifications des projets et des ressources humaines est mise à jour de façon mensuelle et définitive à la fin du projet.

9-    Le transfert mensuel des dossiers archivés à la coordination est effectif.

MISSIONS :

Sous la responsabilité de l’administrateur pays et en étroite collaboration avec les Chefs de projets, du Chef de mission, l’Administrateur projet aura pour mission principales :

1-    Gestion de la comptabilité/finances :

a)    Gérer efficacement la trésorerie des projets (caisse et banque) et notamment la réconciliation mensuelle (physique et avec le logiciel comptable DESY/Merlino) en collaboration avec les chefs de projet et l’administrateur Pays ;

b)    Garantir le paiement des taxes fiscales et sociales mensuelles le cas échéant dans les délais et faire des alertes pour prévenir les retards ;

c)    Appuyer les chefs de projets à l’élaboration/mise à jour du prévisionnel mensuel des dépenses visant à la requête mensuelle de fonds ;

d)    S’assurer que les avances sont payées et fermées avant la clôture des comptes.

e)    Analyser les besoins financiers du projet et les partager avec le chef de projet, l’administratrice pays et le chef de mission ;

f)     Gérer efficacement la comptabilité de toutes les dépenses réalisées au niveau du projet en conformité avec les procédures internes COOPI et celles du bailleur de fonds ;

g)    Mettre à jour régulièrement les instruments comptables et informatiques de comptabilité des couts de fonctionnement du projet (DESY, budget prévisionnel…) afin de permettre le monitorage et le contrôle des dépenses ;

h)    Garantir la conformité des pièces justificatives, des contrats avec les fournisseurs ; Vérifier la loi fiscale ;

i)     Définir avec le chef de projet, la logistique les besoins annuels de fonctionnement du projet et soumettre le budget à l’administratrice pays et au Chef de mission pour analyse, validation et intégration dans le budget prévisionnel annuel du projet.

 

2-    Gestion administrative et mise à jour des documents administratifs

a)    Veiller à l’application des procédures administratives COOPI au sein du projet et renforcer les compétences des équipes sur leur connaissances ;

b)    Assurer l’élaboration des contrats de travail et de prestations de services ;

c)    Participation à la rédaction des contrats de collaborations en lien avec le chef de projet ;

d)    Gérer les correspondances reçues et celles à expédier ;

e)    Mettre à jour la liste des couts de communication en lien avec le chef de projet et la partager avec la Logistique dans les délais ;

f)     Appuyer à la formation/renforcement des capacités des équipes programmes et supports du projet sur la règlementation de COOPI et des spécificités bailleurs ;

g)    Appuyer le Chef de projet à la préparation des communications aux bailleurs de fonds, modifications budgétaires et d’avenants ;

h)    Elaborer les rapports financiers intermédiaires et finaux du projet en collaboration avec le Chef de Projet et sous la supervision de l’Administrateur pays ;

i)     Préparer la documentation pour les audits du projet en collaboration avec le Chef de projet et sous la supervision de l’Administrateur Pays ;

j)     Tenir un calendrier de gestion des contrats et prévenir/suivre le respect des délais (bailleurs, fournisseurs, partenaires)

k)    Sur orientation de l’Administratrice pays, réaliser les évaluations des partenaires ainsi que participer aux spots checks de leur gestion.

l)     Payer chaque début de mois les avances de salaire des expatriés du projet ;

 

3-    Gestion du personnel/RH

a)    Mettre en place en lien avec le chef de projet le planning d’induction et assurer le briefing administratif et RH des nouveaux arrivants

b)    Appuyer la gestion de Ressources Humains des staffs du projet (Recrutement, Description des tâches, planification et suivi des congés, suivi des absences et des présences, contacts, administration, PAI, évaluation des performances, formations, etc.) ; veiller à ce que les congés éventuels soient pris avant la fin du contrat des personnels du projet ;

c)    Appuyer le Chef de projet à la gestion administrative du personnel national du projet en conformité avec le Code du travail du pays et le manuel RH Coopi ;

d)    Appuyer la tenir à jour la fiche de suivi de carrière du personnel ;

e)    S’assurer que les dossiers des staffs du projet contiennent toutes les informations sur leurs situations familiales, leur identité ainsi que leurs formations et archiver (avoir une copie de dossier RH) ;

f)     S’assurer que les feuilles de présence sont remplies par le personnel ;

g)    Participer à la préparation des variables de la paie à soumettre aux ressources humaines pour validation et paiement et gérer les bulletins de salaire du projet ; préparer le paquet final de fin de contrat des staffs un mois avant leur dernier jour.

h)    Assurer la remise effective des documents, équipements, visibilités mise à la disposition du staff avant son départ en lien avec la RH /logistique et la base.

 

4-    Administration des projets

a)    Contribuer à la mise à jour du Preppy en lien étroit avec le Chef de projet, accompagner le chef de projet à son analyse et formuler des besoins d’appuis à l’administrateur pays

b)    Analyser des risques financiers du projet et partager les recommandations avec le chef de projet, l’administratrice pays et le chef de mission ;

c)    Participer aux revues mensuelles du projet

d)    Analyser avec le chef de projet les besoins de révisions budgétaires à l’avance soit en lien avec l’optimisation budgétaire, ou en lien avec les manquements constatés et proposer à l’administratrice pays et au chef de mission en lien avec la flexibilité bailleur.

e)    Accompagner le chef de projet à la maitrise de son preppy ;

f)     Gérer efficacement la comptabilité du projet en conformité avec les procédures internes COOPI et celles du bailleur de fonds ;

g)    Mettre à jour régulièrement les instruments comptables et informatiques de comptabilité du projet (DESY, budget prévisionnel…) afin de permettre le monitorage et le contrôle des dépenses ;

h)    Mettre à jour régulièrement les données financières du projet en conformité avec les données financières de l’administration pays ;

Garantir la conformité des pièces justificatives, des contrats avec les fournisseurs ; Vérifier la loi fiscale ;

 

5-    Archivage numérique et physique

-          Mettre en place le plan d’archivage du projet et faire valider par l’administrateur pays

-          Mettre à jour mensuellement des archives du projet les classer en fonction des budgets et des comptes comptables ;

-          Supervision de l’archivage des documents du projet et acheminement des paquets mensuels (numériques (Cloud) et physiques) à la coordination de Bamako ;

Cette liste n’est pas exhaustive, toute autre tâche nécessaire à la bonne et ponctuelle réalisation des projets et au bon fonctionnement de la base pourra être demandée par la mission en fonction des besoins de service.

 

3.           Compétences et Formation

 

Formation :

  • Formation universitaire en gestion, comptabilité, finance et/ou ressources humaine (min Bac+4)

Expérience :

  • Solide expérience en gestion financière d’ONGI minimum 05 ans ;
  • Bonne expérience de gestion de la comptabilité

Capacités techniques :

  • Excellente connaissance paquet MS Office (surtout Excel)
  • Maîtrise de procédures principales bailleurs (ECHO, AICS, FMI, UNICEF, etc.)
  • Bonnes capacités rédactionnelle, organisationnelle et d’initiative ;
  • Très bonnes capacités d’analyse financière (budget, dépenses, etc.)

Qualités :

  • Travail minutieux et souci de la qualité ;
  • Autonomie dans la gestion des priorités et de temps,
  • Excellente capacité de communication et de collaboration en interne et en externe avec les différents partenaires à différents niveaux et maintien des relations de confiance ;
  • Esprit d’équipe et flexibilité ;
  • Capacité de gestion du stress ;
  • Respect des valeurs/mission COOPI.

Langue :

  • Maîtrise du Français indispensable ;

NB :

·         Cette description de poste n’est pas intégrée au contrat de travail. Elle est conçue pour servir de guide et ne doit pas être considérée comme une description rigide des tâches, dans la mesure où elle est susceptible d’être modifiée de temps à autre en fonction de l’évolution des situations stratégiques et après discussion avec le titulaire du poste.

·         Nous nous réservons la possibilité de finaliser le recrutement avant la date de clôture de dépôt des candidatures.

DEPOT DU DOSSIER DE CANDIDATURE

-           Curriculum vitae actualisé avec trois contacts (tel et mail) de personnes de références ;

-           Lettre de motivation ;

-           Certificats de travail ou tout autre justificatif de l’expérience professionnelle.

-           Copie du diplôme le plus élevé

 

D’autres documents seront demandés uniquement aux candidats qui seront retenus pour les prochaines étapes.

 

Toutes les candidatures doivent être adressées au Chef de Mission de COOPI Mali avec comme référence : « REF N° 002/01/ADMIN/PROJETS/2023 », à envoyer au plus tard le 25 Janvier 2023 à 16h00, heures locales à l’adresse mail suivante : jobs.coopimali@gmail.com  ou déposées physiquement aux bureaux COOPI-MALI :

·                    Bamako : SOTUBA ACI, Lot NA 2598-Rue et Porte non codifiées, Bamako [derrière l’Université BAZO)

·                    Ségou : Quartier Darsalam, Rue 260, Porte : 305

·                    Sévaré : Village CAN près de l’école ATTbougou

Seuls les candidats retenus seront contactés.

                                                                                                  Bamako le 09 Janvier 2023

                                                                                                  Marie Claire UWAMAHORO

     Administratrice Pays

     COOPI Mali

Email du recuteur : jobs.coopimali@gmail.com